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Oficina Virtual

Es una plataforma dinámica que ofrece acceso a todos los recursos de la empresa desde cualquier punto del mundo que provea conexión a la Internet, sin sacrificar la confidencialidad y seguridad de la información y servicios de la empresa.

Para las empresas, lograr que los ejecutivos y empleados que trabajan fuera de la oficina se mantengan comunicados y tengan acceso a la información es un factor de competitividad importante.

Para los empleados, estar de viaje, en su casa o fuera de la oficina, por ejemplo, y poder permanecer conectados a los sistemas de su empresa, tener acceso permanente a su correo electrónico y a la Internet se traduce en una mayor productividad y flexibilidad en su trabajo.

La Oficina Virtual esta compuesta por un grupo de herramientas de trabajo que facilitan su manejo y maximizan el desempeño de sus usarios, permitiendo la reducción y control en costos operaciones.

Almacenamiento de Documentos Almacenamiento de Documentos (File Server)

Esta herramienta se especializa en el manejo y almacenamiento de archivos y documentos en una oficina profesional. Los documentos son segmentados entre archivos personales y/o la empresa (grupo de trabajo), permitiendo controlar el manejo de la información de forma segura y confidencial. Entre sus características principales se encuentran:

  • Almacenamiento de Información
  • Seguridad en los Archivos
  • Organización de los Documentos
  • Control de Acceso a los Archivos y Documentos
  • Sistema de Compresión y Descompresión (.zip)
  • Herramientas de Búsqueda y Manejo de Documentos

Manejo de Proyectos Manejo de Proyectos (Project Management)

Esta herramienta permite monitorear el progreso de proyectos entre usuarios y/o personales. Entre sus herramientas más importantes se encuentran:

  • Name / Description – Creación de proyectos con su descripción completa.
  • Employee / Related – Permite a los gerentes asignar proyectos a otros usuarios del sistema.
  • Starting / Due – Fechas de comienzo y terminación de proyectos.
  • Status - Provee opciones de: En Proceso, Detenido, Completado.
  • Probability - Aplica por cientos (%) para medir el progreso del proyecto.
  • Budget – Permite asignar un presupuesto para el desarrollo del proyecto.
  • Comments - Área de comentarios sobre el proyecto.

Manejo de Tareas Manejo de Tareas (Task Management)

Esta herramienta permite asignar tareas a otros usuarios del sistema. Entre sus opciones más importantes se encuentran:

  • Name – Creación de la tarea.
  • Employee / Related – Permite a los gerentes asignar tareas a otros usuarios del sistema.
  • Location – Identificación del lugar donde se realizará la tarea.
  • Description – Descripción completa sobre la tarea a realizar.
  • Priority – Nivel de prioridad de la tarea: Mínimo, Normal, Urgente.
  • Starting / Due – Fechas de comienzo y terminación de tareas.
  • Reminder – Recordatorio para fechas de comienzo y terminación de tareas.
  • Completed – Aplica por cientos (%) para medir el progreso de la tarea.

Correo Electronico Correo Electrónico (Webmail)

Esta herramienta se especializa en el manejo de correspondencia electrónica (E-mail). Entre sus características principales se encuentran:

  • Comunicación Interna entre Empleados y/o Clientes
  • Flexibilidad al incluir Documentos, "Attachments"
  • Segmentación de Mensajes por medio de Archivos
  • Filtro de Mensajes no deseados, "SPAM FILTER"
  • Acceso desde cualquier Computadora con conexión a la Internet

ContactosLibro de Contactos (Address Book)

Esta herramienta permite mantener un directorio completo de los contactos personales, comerciales y miembros de la empresa. El mismo es compatible con su actual sistema de contactos (Ejemplo: Outlook®, Hotmail®, Yahoo®, Gmail®, entre otros), permitiendo mudar los datos sin perder ningún tipo de información.

CalendarioCalendario / Agenda

Esta herramienta permite mantener un calendario personalizado por usuario con recordatorios sobre reuniones, tareas y/o actividades de la empresa. Ofrece opciones de visualización por Día, Semana, Mes y/o Eventos.

Notas Libreta de Notas

Esta herramienta permite crear notas personales que funcionan como método de recordatorio. Los usuarios tienen la flexibilidad de redactar libremente anotaciones importantes. Esta herramienta es completamente privada para cada usuario del sistema.

EnlacesDirectorio de Enlaces

Esta herramienta funciona como el tradicional "Favorite" de los navegadores de Internet (Microsoft Internet Explorer® / Mozilla Firefox® / Google Crome® / Apple Safari®). Los usuarios pueden crear un directorio de enlaces para las páginas web utilizadas como recurso empresarial.

 


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